Collax News

E-Mail-Archivierung für steuerrelevante Daten ab 01.01.2017 Pflicht

24.11.2016

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Ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Dies beinhaltet auch die Archivierung der E-Mail-Korrespondenz.

Was bedeutet das konkret?
Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist das Unternehmen im Zugzwang: Spätestens bis zum 31. Dezember 2016 muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Rechtssicherheit mit dem Collax-Archiv für E-Mails und E-Invoicing –
Wie funktioniert das Collax-Archiv?

Jede versendete oder empfangene E-Mail/E-Rechnung wird unverändert im Archiv abgelegt und eine identische Kopie wird an den Empfänger weitergeleitet. Mit diesem Prozess wird den Compliance-Anforderungen, das Original revisionssicher abzulegen, Rechnung getragen. Unmittelbar mit der Archivierung wird für jede E-Mail/E-Rechnung eine elektronische Signatur erstellt. Um die Datenintegrität später sicherstellen zu können, wird die E-Mail/E-Rechnung zusammen mit dieser Signatur in der Datenbank gesichert. Beim Abruf einer E-Mail/E-Rechnung aus dem Archiv wird die Authentizität geprüft und das Ergebnis übermittelt. Der Vorgang der Archivierung ist „fail-save“ ausgelegt. Das bedeutet, es wurden technische Vorkehrungen getroffen, um in unvorhersehbaren Situationen (Übertragungsfehler, Hardware-Defekt) E-Mails und E-Rechnungen korrekt zu archivieren oder als nicht zustellbar zurückzuweisen.

Weitere Informationen zum Collax Archiv für E-Mails und E-Invoicing finden Sie hier


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