Neue Medien - neue Herausforderungen
Der E-Mail-Verkehr hat ältere Kommunikationsformen wie Telefon, Brief oder Fax an Bedeutung eingeholt und sind zu einem geschäftskritischen Medium geworden.
Dadurch stellen sich ähnliche Anforderungen im Alltag und durch gesetzliche Vorgaben wie bei den klassischen Medien.
Gründe für die E-Mail-Archivierung
- Erfüllung rechtlicher Anforderungen
- Einfluss auf die Kreditvergabe (Basel II)
- Schutz vor Datenverlust
- Auslagerung von Daten und Entlastung der Server
- zeitnähere Sicherung im Vergleich zum Backup
Das Modul Collax E-Mail-Archivierung löst alle diese Punkte einfach und zuverlässig, in der gewohnt einfachen Bedienung.
Wenn Ihr Unternehmen steuerlich relevante Geschäftsbriefe per E-Mail versendet, müssen Sie - wie bei per Post versendeten Dokumenten - für eine sichere Archivierung sorgen.
Bei einer Fremdfinanzierung kann sich eine E-Mail-Archivierung positiv auf die Kreditvergabe auswirken, sie kann sogar den Zinssatz nach Basel II beeinflussen.
Insbesondere können Sie bei einer rechtlichen Verpflichtung die Aufbewahrung mit dem Collax Modul E-Mail-Archivierung einfach und schnell lösen.
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Die Collax E-Mail-Archivierung bietet noch mehr!
Jedem Mitarbeiter kann der Zugriff auf das Archiv, beschränkt auf seine E-Mails, gegeben werden. Er muss seine E-Mails nicht mehr selbst verwalten und kann versehentlich gelöschte E-Mails schnell wieder herstellen. Damit wird der Mail-Server entlastet, und zusätzlich vermeiden Sie, daß E-Mails nur lokal auf den Arbeitsplatzrechnern der Mitarbeiter abgelegt werden (ohne zentrale Sicherung der Daten).
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Auch der Administrator kann den Mail-Server einfacher und schneller löschen ohne die Sorge, unbedacht zuviel gelöscht zu haben. Über die Collax E-Mail-Archivierung können die benötigten E-Mails jederzeit und unkompliziert wieder abgerufen werden. Im Vergleich zu Backup-Lösungen, die in der Regel nachts sichern, wird bei der Archivierung unmittelbar beim Empfang gesichert. Sollte eine empfangene E-Mail versehentlich vor einem Backup-Lauf gelöscht worden sein, kann sie beim Einsatz der Collax E-Mail-Archivierung trotzdem wiederhergestellt werden. |
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Einleitung
Features im Überblick
- Umfangreiche Suchfunktion - einfache Bedienung
- Automatische ISO-Generierung zum Archivieren auf CD, DVD oder Blu-ray Disc
- Stets verfügbarer Gesamtindex, auch wenn Daten ausgelagert wurden.
- Datenintegrität: Signierte Ablage, Authentizitätsprüfung bei Abruf
- Auch bcc-Mails werden archiviert und für den bcc-Empfänger in der Suche auffindbar
- Benutzer- und Auditorenzugang
- Einfache Integration in alle Umgebungen
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Einsatzszenarien
Das Collax Modul E-Mail-Archivierung kann auf mehrere Weisen betrieben werden: Entweder direkt auf einem Collax Server zusammen mit dem Collax Mail-Server oder auf der Gateway-Lösung Collax Security Gateway (um hier alle durchgeleiteten E-Mails zu archivieren).
Wir empfehlen Ihnen den Einsatz auf einem separaten Server, der zwischen Gateway und Mail-Server geschaltet wird. Durch diese Konfiguration sind die Daten auf einem dedizierten Server geschützter abgelegt und haben den gebotenen "Sicherheitsabstand" zum Gateway.