Collax Document Management

Standen Sie auch schon vor einer Mauer von Aktenordner und suchten verzweifelt nach dem einen Dokument? Oder baten einen Mitarbeiter und mussten dann doch selber suchen? Am Ende war es gar falsch abgelegt? Dies sind die Zeitdiebe, vor denen uns die Digitalisierung bewahren kann.

In einer zunehmend digitalen Welt ist es entscheidend, effiziente und sichere Lösungen für das Dokumentenmanagement zu finden. Das Collax Document Management bietet Ihnen eine umfassende Lösung, die Ihre Arbeitsabläufe optimiert, die Dokumentenverwaltung vereinheitlicht und Kosteneinsparungen ermöglicht.

Optimierte Arbeitsabläufe

In der heutigen Informationsflut ist es entscheidend, schnell und effizient auf relevante Daten zugreifen zu können. Mit dem Collax Document Management optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Dokumente schnell und einfach zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingriffe und minimieren Fehlerquellen. Dokumente lassen sich jederzeit leicht auffinden. Entweder weil sie über die Kategorisierung sofort erreichbar sind oder über die indizierte Volltextsuche unmittelbar gefunden werden.

Einfache Suche, schnelles Finden

Die Auffindbarkeit von Dokumenten ist entscheidend für die produktive Arbeit. Mit unserer Lösung auf Basis von Paperless-ngx profitieren Sie von einer leistungsstarken indizierten Suche, die es Ihnen ermöglicht, relevante Informationen in Sekundenschnelle zu finden. Durch die Indizierung aller Dokumente werden Schlüsselwörter und Metadaten erfasst, sodass Suchanfragen blitzschnell bearbeitet werden können. Ergänzend dazu sorgt eine durchdachte Kategorisierung Ihrer Dokumente dafür, dass Sie diese nicht nur über Suchbegriffe, sondern auch über definierte Kategorien und Ordnerstrukturen schnell erreichen können. Diese Kombination aus indizierter Suche und intelligenter Kategorisierung gewährleistet, dass Sie jederzeit den Überblick behalten und gezielt auf benötigte Informationen zugreifen können – ganz gleich, ob es sich um Rechnungen, Zeitschriften, Verträge, Berichte oder andere wichtige Unterlagen handelt.

Sichere Datenverwaltung

Datensicherheit hat oberste Priorität. Mit Paperless-ngx profitieren Sie von modernsten Sicherheitsstandards, die Ihre sensiblen Informationen schützen. Unsere Lösung bietet eine verschlüsselte Datenübertragung sowie mehrstufige Authentifizierungsprozesse, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Darüber hinaus gewährleisten regelmäßige Backups und ein robustes Berechtigungsmanagement, dass Ihre Daten jederzeit sicher und verfügbar sind. Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Informationen in besten Händen sind.

Kosteneinsparungen

Die Implementierung Collax Document Management führt nicht nur zu einer Verbesserung der Effizienz, sondern auch zu erheblichen Kosteneinsparungen. Nicht nur die Reduzierung des Papierverbrauchs senken Ihre Betriebsausgaben nachhaltig. Auch minimieren automatisierte Prozesse den Zeitaufwand für administrative Aufgaben, was wiederum Ressourcen freisetzt und Ihr Unternehmen agiler macht.

Präzise Texterkennung

Dank der OCR-Funktionalität können Sie auch gescannte Dokumente und Bilder in durchsuchbare Texte umwandeln, was die Auffindbarkeit von Informationen erheblich verbessert. Der Clou: zum Kategorisieren kann dem Dokument beim Scannen ein Barcode beigelegt werden. Die automatische Texterkennung spart nicht nur Zeit bei der Suche nach spezifischen Daten, sondern erhöht auch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, da sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können, anstatt Zeit mit der manuellen Eingabe oder Durchsicht von Papierdokumenten zu verbringen.

Einfacher Einstieg

Wer, wie wir, mit dem Rechnungseingang startet, will ein Document Management System nicht mehr missen. Mit einem Blick sind offene von bezahlte Rechnungen auseinandergehalten. Rechnungen, die noch per Post kamen, werden vom Scanner direkt als Dokument abgelegt und entsprechend kategorisiert. Der Monatsabschluss ist im Handumdrehen gemacht. Nur noch selten mahnt der Steuerberater fehlende Rechnungen an.