Collax E-Archiv

Archiv für E-Mail und E-Invoicing

Jedes steuerpflichtige Unternehmen ist angewiesen, geschäftsrelevante E-Mails und E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) revisionssicher zu archivieren. Das Collax E-Archiv stellt eine einfache Möglichkeit dar, die Vorgaben des Finanzministeriums zu erfüllen. Um darüber hinaus die tägliche Arbeit mit E-Mails zu erleichtern, kann jedem Mitarbeitenden der Zugriff auf ein eigenes E-Mail-Archiv gegeben werden.

Schnelle Inbetriebnahme

Das Collax E-Archiv lässt sich schnell und einfach aktivieren. Es archiviert eingehende wie auch ausgehende E-Mails und E-Rechnungen und leitet eine unveränderte Kopie an den Mail-Server weiter. Dieser Prozess erfolgt automatisch und manipulationssicher. Die Archivierung kann auch durchgeführt werden, wenn die Mails an einen anderen Mail-Server weitergeleitet werden.

Ein Archiv für jeden Benutzenden

Über die Verpflichtung hinaus kann jedem Mitarbeitenden der Zugriff auf ein eigenes E-Mail-Archiv gewährt werden. Eine mächtige Suchfunktion erlaubt es, umfangreiche Recherchen in alten Korrespondenzen zu führen. Jeder Benutzende kann E-Mails selbst wiederherstellen. Zudem sorgt die Archivierung für eine nachhaltige Entlastung des Mail-Servers.

Erfüllung rechtlicher Vorgaben

Die E-Mails erhalten vor der Weitergabe an den Mail-Server eine Indizierung. Damit können die E-Mails später schneller gefunden werden. Zudem erhalten sie eine Signatur, so dass beim Abruf die Authentizität und die Integrität überprüft werden kann. Für die längerfristige, revisionssichere Aufbewahrung werden automatisch Abbilder für Nur-Lese-Medien wie CD, DVD oder Blu-ray Disc erzeugt.

Missbrauch ausschließen

Wird es notwendig im gesamten Archiv zu recherchieren, kann die auditdurchführende Person auf alle E-Mails und E-Rechnungen zugreifen. Um einen Missbrauch zu verhindern, ist es notwendig, dass ein zweiter Benutzender (z. B. ein Betriebsrat oder Betriebsrätin) nach dem Vier-Augen-Prinzip den Vollzugriff mit einem zweiten Passwort bestätigt. Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an eine hinterlegte Adresse ausgelöst. Jede durchgeführte Suche wird vom System protokolliert.

Rechtliche Lage

Das Finanzministerium hat mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konkretisiert, wie mit steuerrelevanten Daten, die nicht in Papierform verarbeitet wurden, verfahren werden muss. Die Richtlinie schreibt eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung der Nachrichten vor. Eine konventionelle Archivierung als Ausdruck schließt sie explizit aus.

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